Para precificar e estimar horas de serviço, é necessário entender quantas horas são utilizadas para a realização de um trabalho. A única forma de fazer uma previsão “quase cirúrgica” é através do timesheet.
O timesheet nada mais é do que monitorar as horas de trabalho dedicadas em cada tarefa. Dessa forma, é fácil responder quanto tempo um profissional leva para desenvolver uma tarefa. A ferramenta contabiliza e relaciona as horas dos profissionais da empresa aos trabalhos propostos.
Agências de publicidade ou empresas que trabalham com prestação de serviços se utilizam do timesheet para fechar qualquer contrato. Dessa forma, não correm o risco de deixar o dinheiro “na mesa” – e não precisam recorrer às horas extras para entregar o trabalho dentro do prazo.
Os colaboradores podem “olhar torto” para o uso do timesheet, principalmente quando isso está sendo implementado. Na verdade, essa é uma ferramenta poderosa usada para ajudar no fluxo de trabalho. Além disso, permite gerenciar melhor a empresa como um todo.
O timesheet pode ser realizado por uma planilha, onde cada colaborador deve preencher, ou por ferramentas online que trazem mais precisão e possuem opções de visualização em tempo real.
Benefícios do timesheet
Um bom gestor precisa entender o valor/hora do seu profissional para gerenciar projetos internos ou externos. Um bom colaborador, por sua vez, precisa ter clareza de quanto tempo leva para realizar as atividades. Essa compreensão de ambas as partes leva aos seguintes benefícios:
- é possível ter uma boa estimativa de horas,
- a precificação é justa,
- previne prejuízos – sejam financeiros ou de falta de mão de obra,
- auxilia o gestor a tomar decisões baseadas em dados e não em achismos,
- orienta o planejamento de atividades,
- economiza recursos.
Olhando mais à fundo, podemos identificar as seguintes vantagens:
Reduz o desperdício de tempo medindo a produtividade
O timesheet do time pode ajudar a quantificar o tempo usado para cada atividade. Assim, permite prever possíveis problemas quando há falta de recursos que comprometem as horas trabalhadas. Dessa forma, os gestores tomam melhores decisões que podem reduzir o desperdício de tempo e ajudar a incentivar os funcionários a trabalhar de forma mais produtiva.
Elimine quaisquer dúvidas do cliente
O timesheet é a melhor maneira de garantir ao clientes que os projetos estão sendo gerenciados de forma eficaz, eficiente e produtiva. Assim, pode assegurar que seu dinheiro não está sendo desperdiçado.
Além disso, permite justificar todas as suas faturas e horas faturadas por meio de relatórios concretos e imparciais. Isso significa que os seus clientes terão menos espaço de manobra quando se trata de pagamentos. Desta forma, sua empresa poderá faturar o que merece.
O timesheet também ajuda a justificar os custos, e usando uma solução online pode ajudar você a evitar o temido tráfego de e-mails em que os clientes verificam repetidamente o progresso de um projeto. Isso torna mais fácil para os clientes verem o que está sendo trabalhado agora, quanto tempo está sendo dedicado aos projetos e quanto progresso está sendo feito a cada dia.
Acompanhe os custos do projeto
Ser capaz de acompanhar se a empresa está ganhando ou perdendo dinheiro em um projeto, é um dos benefícios mais importantes do uso do timesheet. Se você estiver oferecendo a um cliente um pagamento fixo, poderá monitorar quanto tempo está sendo gasto em um projeto (e o gasto por hora), para que você não perca dinheiro.
Aumente a eficiência com base em insights
Ter um nível tão profundo de insight sobre como a sua empresa gasta seu tempo também pode ajudá-lo a fazer grandes melhorias na maneira como a empresa executa seus projetos.
Se o RH perceber que os colaboradores caem repetidamente no mesmo estágio de um projeto, a área e os líderes de suas equipes podem investigar para ver o que está criando o roadblock. Isso pode ajudá-lo a aprimorar os fluxos de trabalho, os processos ou até mesmo a maneira como sua equipe se comunica – o que só pode ser alcançado conhecendo-se exatamente como a sua empresa está funcionando a cada hora do dia.
Economize dinheiro aperfeiçoando o RH
Compreender melhor o seu negócio pode ajudá-lo a fazer economias substanciais e necessárias que podem tornar o seu negócio mais lucrativo.
O timesheet permite identificar quais de seus funcionários são mais produtivos e eficazes. Isso significa que você pode ver com rapidez e clareza quais funcionários você deve recompensar e identificar quais funcionários estão custando dinheiro à sua empresa por meio de baixo desempenho e perda de tempo.
Estar mais bem informado também significa que você pode tomar decisões melhores em relação a recursos e equipes, e pode evitar erros de contratação dispendiosos (como atrair mais funcionários quando o volume de trabalho não é assim tão grande).
Time mais produtivo e engajado
Timesheets também podem funcionar como uma ótima maneira de aumentar a produtividade de seus funcionários, oferecendo-lhes uma maneira imparcial de rastrear seu próprio desempenho e produção.
Como conseguir que os funcionários preencham o timesheet no prazo?
Os benefícios de usar o timesheet em sua empresa são bem claros. Eles são uma maneira barata e fácil de tornar sua empresa melhor, seus clientes mais felizes e seus funcionários mais produtivos.
Mas como você os implementa rapidamente e sem causar grandes alvoroços com os colaboradores?
Comece do topo
Para começar, crie uma abordagem de cima para baixo. Determine, então, que todos os seus colaboradores de nível superior (inclusive você) comecem a usar o timesheet para ter um maior controle das horas trabalhadas.
Começar com seus funcionários de primeiro escalão e depois transferir a prática para o restante das equipes fará com que seus funcionários fiquem menos propensos a achar que o timesheet está sendo implementado para vigiá-lo. Assim, poderão aceitá-lo como uma decisão estratégica de negócios.
Incentive seus colaboradores
Para facilitar ainda mais a transição para o uso do timesheet, incentive a concorrência saudável entre funcionários e equipes. Conceda prêmios mensais à equipe ou funcionário mais produtivo e eficiente.
Dessa maneira, você tornará o processo de monitoramento em uma atividade que seus funcionários desejam fazer.
Se você não quiser dar a seus funcionários prêmios de valor, recompense-os com aumento da hora do almoço ou um dia extra de férias. Esses incentivos ajudarão seus funcionários a adotar o timesheet mais facilmente.
Seja transparente
Crie uma cultura de transparência em seu local de trabalho, onde todos os timesheets (inclusive os seus e dos líderes) são compartilhados. Dessa forma, todos podem ver no que todos estão trabalhando, e os funcionários serão incentivados a aumentar sua produtividade.
Embora o timesheet tenha muitos benefícios, você só tirará o máximo proveito dele se o implementar efetivamente. Se seus funcionários detestarem preenchê-los e suspeitarem de seus motivos, a prática não valerá a pena.
Automatize o processo
Preencher regularmente e na hora certa é um dos maiores gargalos na metodologia. Para evitar, considere o uso de um poderoso software de timesheet que rastreia automaticamente o tempo gasto em projetos.
Soluções como o Toggl podem tornar o uso do timesheet muito mais fácil, pois o processo é automatizado e evita imprecisões.
Isso significa que seus funcionários não precisam se lembrar repetidamente de preencher exatamente o que estão fazendo a cada hora do dia. Dessa forma, podem se concentrar em seu trabalho.
Gerenciando o timesheet
Você precisa decidir que tipo de timesheet solicitará à sua equipe: diariamente, semanal, quinzenal ou mensal.
Esses são os períodos de tempo mais comuns que um timesheet pode cobrir. A frequência de pagamento da equipe ajudará você decidir a periodicidade de timesheet que funciona melhor para a equipe de contas processar.
Dados importantes para incluir em um timesheet
- o nome do profissional,
- as datas que o quadro de horários deve cobrir,
- o nome do responsável para aprovar o timesheet (isso é opcional, mas pode ajudar no processamento).
- dias da semana.
- hora de início
- hora final
- quantidade de tempo de pausa (por exemplo: almoço, pausa para o café etc),
- quantidade de tempo de viagem à trabalho (se a viagem for incluída no pagamento).
- hora extra.
Você está pronto para implementar timesheet na sua organização?
Se esse é o momento, lembre-se de ser claro e transparente com seus funcionários. Dessa forma, tornará o timesheet em algo de valor, que os auxilia a ter um melhor desempenho. Só assim você verá todos os benefícios que o timesheet pode trazer para a sua empresa.
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