Com a expansão do trabalho híbrido, novas formas de comunicação também estão ganhando mais espaço no dia a dia das empresas. Uma delas é a comunicação assíncrona, mas você sabe o que é isso?
A comunicação assíncrona acontece quando duas ou mais pessoas mantêm contato sem que, necessariamente, precisem estar ‘presentes’ no mesmo momento.
É o que acontece, por exemplo, quando você manda um e-mail para um colega de trabalho. Ninguém espera uma resposta imediata. Uma mensagem é enviada e o responsável por responder vai dar atenção à questão quando conseguir encaixar a solicitação em sua agenda.
Entender quando usar a comunicação assíncrona ajuda as equipes a priorizarem seus trabalhos mais importantes. Assim, assuntos que não são urgentes são tratados em momentos mais oportunos.
Quer entender melhor como ela funciona, quais são suas vantagens e principais desafios? Siga com a leitura!
Como funciona a comunicação assíncrona?
A forma mais fácil de entender o mindset da comunicação assíncrona é fazer a seguinte pergunta a si mesmo:
“Como eu posso entregar uma mensagem, apresentar os avanços de uma tarefa ou seguir adiante com um projeto se ninguém mais de minha equipe estiver disponível no momento?”
Isso faz com que você deixe de ceder ao impulso de entrar em contato com outros colaboradores todas as vezes que precisar de alguma informação.
Essa postura também minimiza a necessidade de frequentes reuniões, otimizando o tempo da equipe e favorecendo a produtividade.
Em outras palavras, a comunicação assíncrona funciona de uma forma muito simples: faça o máximo que você conseguir com o que você tem à disposição.
Para isso, documente cada avanço, dúvida, sugestão, melhoria, etc, e encaminhe o conteúdo para o próximo profissional. Enviou? Pronto, comece a trabalhar com outra coisa.
Confira agora algumas ferramentas para comunicação assíncrona:
Plataformas de mensagens
Sua equipe pode trabalhar com Slack, Discord, Google Chats ou até mesmo com apps de mensagens instantâneas. Mesmo assim, vocês não precisam usar estes meios para responder imediatamente. Deixe sua mensagem e confira as respostas só mais tarde.
Ferramentas de gestão de projetos
Em plataformas como o Trello, Basecamp, Quip, entre outras, é possível atribuir tarefas, comentários, compartilhar arquivos e orientações e deixar comentários com orientações. Como tudo é baseado na nuvem, atualiza-se em tempo real e os outros podem checar quando lhes for mais conveniente.
O e-mail é um clássico da comunicação assíncrona. Você pode mandar uma mensagem e o destinatário vai tomar o tempo de analisar o conteúdo e responder quando for possível.
Use a metodologia inbox zero para manter tudo ainda mais organizado. Nela, você usa labels (etiquetas) para classificar cada mensagem e só deixar na caixa de entrada o que ainda não foi atendido.
Seja qual for a plataforma ou meio de comunicação escolhido, basta aplicar a lógica de que nem tudo precisa ser atendido imediatamente. E cuidado para não acabar esquecendo de dar atenção a todas as solicitações!
Vantagens da comunicação assíncrona
Não tem nada pior do que ter que se concentrar em uma atividade e estar o tempo todo interrompendo seu fluxo de trabalho para responder mensagens.
Nesse sentido, uma das vantagens da comunicação assíncrona é proteger sua atenção de interferências e permitir que você passe mais tempo focado na mesma coisa.
A documentação da comunicação completa é outra das vantagens. Já que cada modificação fica registrada, é mais fácil conferir o que mudou, quando, e pela mão de qual colaborador. Melhor ainda: isso fica acessível para todos.
Um claro benefício da comunicação assíncrona é a necessidade de síntese e de mais clareza nas mensagens. Há menos margem para rodeios e as pessoas precisam ir mais diretamente ao ponto.
Também é importante entender que cada pessoa tem um horário do dia em que é mais produtivo. Diante disso, a comunicação assíncrona permite que a necessidade de resposta se adapte aos melhores momentos dos colaboradores, e não ao contrário.
Equipes descentralizadas e com horários de trabalho flexíveis também encontram na comunicação assíncrona um potente aliado, já que qualquer demanda pode ser atendida no turno de cada profissional.
Desafios a considerar
Em primeiro lugar, é preciso vencer o costume do imediatismo. Equipes acostumadas a trabalhar sempre com interrupções por toda e qualquer necessidade que surja podem ter mais dificuldades na migração.
Neste caso, vale a pena começar aos poucos, até os colaboradores entenderem a metodologia e perceberem as vantagens de ter mais liberdade para responder somente na hora em que seja mais conveniente.
A comunicação assíncrona também pode passar uma sensação de menor conexão interpessoal.
Por isso, vale a pena equilibrar este formato com reuniões, mas somente após um documento ou mensagem ter passado por todas as pessoas, e conversar em grupo sobre os avanços.
Também é importante aprender a lidar com a falta de contato visual, ou mesmo de contexto.
Ou seja, como a comunicação assíncrona não acontece de forma imediata, as pessoas podem sentir falta de informações que só são encontradas presencialmente. Por exemplo, na hora de dar um feedback, é melhor fazer isso ao vivo.
A comunicação assíncrona é uma poderosa ferramenta de produtividade, protege o foco dos colaboradores e minimiza a cultura da interrupção, tão naturalizada em nossos tempos.
Mas, para colher seus reais benefícios, é preciso se preparar para a mudança de paradigma.
Neste sentido, cabe aos líderes comunicar que este tipo de modelo comunicacional deve começar a ser introduzido no dia a dia, assim as pessoas podem se conscientizar desse movimento.
O trabalho remoto está potencializando o uso da comunicação assíncrona, mas não por isso sua organização deve descartar as comunicações diretas completamente.
Uma conversa direta ainda é a forma mais eficiente de lidar com problemas complexos, para solucionar problemas rapidamente e, não menos importante, para criar vínculos mais profundos entre colegas de trabalho!
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