As reuniões one-on-one, também conhecidas como 1:1, são encontros individuais que as lideranças promovem com os membros de suas equipes. Cada vez mais, esse modelo vem sendo utilizado por se tratar de uma ferramenta essencial de diálogo.

Por falar nisso, pelo terceiro ano seguido, a comunicação interna aparece entre as três principais prioridades da área de recursos humanos, conforme o relatório Tendências de Gestão de Pessoas 2023, do Great Place to Work. 

Para este ano, o item aparece em terceiro lugar, atrás apenas de desenvolvimento/capacitação da liderança e cultura organizacional. 

Neste artigo, falaremos sobre como o one-on-one pode contribuir para fortalecer a comunicação, a gestão de pessoas e as trocas com os times. Além disso, traremos alguns pontos que servirão como guia para adotar esse formato de reunião em seu dia a dia. 

O que é o one-on-one

Como mencionado, as conversas individuais são momentos essenciais que abrem portas para o diálogo. Isso porque permitem acompanhar de perto cada pessoa. Por este motivo, devem ser feitas com frequência – semanal ou quinzenalmente, por exemplo. 

A ideia dessas reuniões é que tenham em torno de 30 minutos de duração, trazendo oportunidade de escuta. Essa é a ocasião para ouvir a pessoa do time, suas ideias e opiniões sobre o trabalho. Dessa forma, é também um tempo para dar feedbacks e alinhar expectativas.

Dentre os benefícios do one-on-one estão:

• melhoria do fluxo de informações;
• reforço da proximidade com o time;
• aumento da transparência;
• melhoria da gestão e da produtividade;
• antecipação de problemas;
• manutenção ou aumento do engajamento;
• e ainda contribui para o desenvolvimento da pessoa colaboradora.

A seguir, listamos os principais aspectos que você deve levar em consideração na hora de realizar um one-on-one.

5 pontos para aplicar no one-on-one

Apesar desse formato de reunião não possuir um padrão, existem alguns tópicos que você pode seguir para tornar o momento produtivo. Veja abaixo:

Local

É fundamental que o local escolhido, no caso da conversa ocorrer presencialmente, seja agradável e privativo. Assim, você evita possíveis interrupções.

Se tiver essa opção, o one-on-one pode, inclusive, ser feito fora do escritório, em uma cafeteria ou restaurante próximo, por exemplo.

Planejamento

Em primeiro lugar, defina qual a periodicidade e a duração dos encontros. Em seguida, defina uma pauta.

Embora o one-on-one seja um espaço para que a pessoa da equipe se expresse, pode ser que existam temas relevantes que precisam de uma abordagem individual. 

Se a duração for de 30 minutos, separe um tempo para o início, outro para o desenvolvimento dos assuntos e um terceiro para a conclusão.

Leia mais: 8 regras de ouro para dar um bom feedback

Faça anotações

Uma das vantagens de tomar notas do que está sendo discutido é que essa atitude contribui para que você esteja presente e com foco na conversa. 

Além disso, a partir das anotações vocês podem rever os combinados e acompanhar a evolução de cada um dos pontos.

Tenha uma escuta ativa

Esse é um item fundamental durante o one-on-one. Isso quer dizer que a sua escuta deve ser:

• atenciosa;
• interessada;
• observadora dos detalhes que muitas vezes não são ditos.

Lembre-se que o corpo também se expressa e transmite sinais durante a fala. 

Com o exercício de uma escuta ativa, você pode antecipar problemas e mesmo identificar questões que não aparecem no dia a dia, colaborando de forma positiva para a gestão de pessoas.

Não esqueça o pessoal

A ideia aqui não é entrar em detalhes da vida pessoal da pessoa da sua equipe, mas aproveitar esse momento para também olhar para o bem-estar. Assim, procure saber como é a rotina de trabalho e se há alguma dificuldade nesse sentido.

Dessa forma, você demonstra apoio e a pessoa se sente valorizada. Além disso, veja como pode ajudar a melhorar as condições de trabalho. Pequenos ajustes podem produzir grandes resultados.

Como vimos, o one-on-one traz diversos benefícios para a organização, para a liderança e para quem faz parte dos times. Portanto, se você ainda não adota essa prática, considere as dicas apresentadas e otimize o relacionamento e gestão de pessoas da sua empresa.